Qué comprobantes debes guardar de tu negocio

Conserva recibos de compras, facturas de proveedores y comprobantes digitales de servicios o suscripciones del negocio. Una factura describe lo que te vendieron; un comprobante de pago ayuda a identificar cómo y cuándo se pagó. A veces necesitas ambos para entender la operación.

Incluye documentos de combustible, suministros, herramientas, publicidad y servicios. Para equipo importante, conserva también la descripción de lo adquirido. Un movimiento bancario puede ayudarte a encontrar una compra, pero no siempre explica qué compraste ni su relación con el negocio.

Antes de guardar un documento, comprueba que se pueda leer. Una foto cortada que omite el total o un PDF sin detalle puede obligarte a contactar al proveedor después. Si falta información, pide una copia más completa mientras la compra es reciente.

• ✓Fecha de la compra o del servicio.
• ✓Proveedor o negocio que emitió el documento.
• ✓Descripción de los artículos o servicios.
• ✓Monto y detalle que permita entender el total.
• ✓Referencia al gasto o trabajo al que corresponde.

El documento y el registro deben contar la misma historia. Registra el gasto y relaciona su comprobante con la fecha, proveedor y monto correspondientes. Si un documento cubre varias compras o incluye algo personal, deja una explicación que permita reconocer cada parte.

Para archivos digitales, usa nombres sencillos como “2026-09-08-proveedor-suministros.pdf”. Agrupa por periodo si trabajas con carpetas, pero conserva la relación con el registro. El nombre facilita encontrar el archivo; la descripción explica el propósito de la compra.

Evita registrar dos veces un gasto porque recibiste una factura y luego un recibo del mismo pago. Conserva ambos documentos cuando aporten contexto y revisa si pertenecen a una sola operación.

Luis compra pintura y piezas para una reparación. Fotografía el recibo completo antes de guardarlo y anota el cliente o trabajo en su descripción. El proveedor, la fecha y el total coinciden con el gasto registrado.

Días después recibe por correo una copia digital de la misma compra. La reconoce por su referencia y no crea otro gasto. Conserva la copia legible vinculada al registro original. Si el cliente pregunta por los materiales, Luis puede revisar qué compró sin buscar entre todas las fotos del teléfono.

Al preparar información para su contador, el gasto tiene contexto y un respaldo accesible. Esa organización facilita la revisión, pero no determina por sí sola el tratamiento tributario de la compra.

Haz una revisión breve cada semana para que los documentos no se acumulen. No establezcas un plazo de conservación por intuición: consulta con tu profesional tributario qué aplica a tus registros y circunstancias.

• ✓Recoger recibos y facturas de las compras del negocio.
• ✓Fotografiar el documento entero y comprobar su legibilidad.
• ✓Revisar fecha, proveedor, descripción y monto.
• ✓Relacionar el archivo con el gasto correcto.
• ✓Identificar copias repetidas y compras personales mezcladas.
• ✓Comprobar que puedas abrir y encontrar los documentos para una revisión.

El plan Business permite adjuntar archivos PDF, JPG y PNG a gastos, y después ver y descargar esos comprobantes. Esto ayuda a mantener el documento junto al registro que explica la compra.

Antes de adjuntar, comprueba que el archivo sea legible y corresponda al gasto. La documentación organizada facilita revisar la actividad con tu contador; la herramienta no decide si un gasto cumple requisitos fiscales ni reemplaza la orientación profesional.